Die Weihnachtszeit ist eine besondere Gelegenheit, um die Erfolge des Jahres zu feiern und den Teamgeist zu stärken. Eine gut organisierte betriebliche Weihnachtsfeier zeigt deinen Mitarbeiter:innen, dass sie wertgeschätzt werden.
Damit dein Event perfekt wird und nicht als unvergessliche Weihnachtsfeier der anderen Art endet, nimm diese Checkliste zur Hand.
Schritt-für-Schritt-Guide zur gelungenen Weihnachtsfeier
Bereit, die Planung anzupacken? Mit dieser 10-Punkte-Checkliste wird deine Weihnachtsfeier garantiert zum Highlight des Jahres. Kein Stress, kein Chaos – 10 einfache Schritte, damit du entspannt das perfekte Event auf die Beine stellst.
1. Zielsetzung definieren
Bevor du mit den Vorbereitungen beginnst, solltest du klar festlegen, was du mit der diesjährigen Weihnachtsfeier erreichen willst. Eine Weihnachtsfeier ohne klare Ziele kann leicht chaotisch werden. Ziele geben deinem Event Struktur und helfen dir, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Fragen, die du dir im Vorfeld stellen solltest:
Welche Stimmung soll die Feier erzeugen, zum Beispiel feierlich, entspannt, professionell?
Gibt es konkrete Botschaften, die du deinem Team vermitteln möchtest?
Praktische Tipps:
Teambindung stärken
Überlege, welche Aktivitäten oder Gesprächsthemen das Team enger zusammenbringen könnten. Unser Tipp: Nutze die Gelegenheit, um spielerisch den Fokus auf moderne Arbeitsmethoden wie Agilität zu legen – zum Beispiel mit agilen Teambuilding-Spielen, die Flexibilität, Zusammenarbeit und schnelles Denken fördern.
Leistungen würdigen
Entspannung im Vordergrund
2. Budget festlegen
Ein gut geplantes Budget ist der Schlüssel für eine gelungene Weihnachtsfeier, die weder dein Team noch die Finanzen überfordert. Bevor du mit der Organisation loslegst, solltest du klare finanzielle Rahmenbedingungen setzen.
Fragen, die du dir im Vorfeld stellen solltest:
Wie viel Budget steht insgesamt zur Verfügung?
Welche Ausgaben haben Priorität (z. B. Location, Essen, Unterhaltung)?
Wo lassen sich möglicherweise Kosten reduzieren, ohne die Qualität zu mindern?
Praktische Tipps:
Kosten pro Mitarbeitenden kalkulieren
Plane ein Budget von etwa 50 bis 120 € pro Mitarbeitenden ein, je nach Größe des Unternehmens und der Feier. Dieser Betrag kann für Essen, Getränke und Unterhaltung ausreichen, ohne das Budget zu sprengen.
Prioritäten setzen
Steuerliche Absetzbarkeit nutzen
Wichtiger Hinweis
Budget-Überblick behalten
3. Gästeliste erstellen
Die Gästeliste ist ein wichtiger Schritt bei der Planung deiner Weihnachtsfeier, da sie sowohl die Größe der Feier als auch die Atmosphäre und das Budget beeinflusst. Eine sorgfältig erstellte Gästeliste sorgt dafür, dass alle relevanten Personen eingeladen werden und sich die Veranstaltung harmonisch gestaltet.
Fragen, die du dir im Vorfeld stellen solltest:
Wer soll eingeladen werden? Überlege, ob du ein gemütliches Beisammensein mit Partner:innen, Familien oder externen Gästen möchtest. Oder ist die Feier nur für Mitarbeiter:innen?
Gibt es Platzbeschränkungen? Passt die Gästeliste zur Kapazität der Location? Wenn die Teilnehmerzahl begrenzt ist, müssen Prioritäten gesetzt werden.
Sind alle relevanten Teams und Abteilungen vertreten? Bei größeren Unternehmen oder Filialen kann es leicht passieren, dass einzelne Teams übersehen werden. Prüfe die Gästeliste sorgfältig, um sicherzustellen, dass niemand versehentlich ausgelassen wird.
Praktische Tipps:
Partner:innen und Familie einbeziehen
Eine Weihnachtsfeier kann intimer und persönlicher wirken, wenn du Partner:innen und Familienmitglieder einlädst. Dies stärkt die Bindung und schafft eine entspanntere Atmosphäre. Bedenke dabei aber den Einfluss auf das Budget und die Größe der Location.
Externe Gäste einladen
Einladungen frühzeitig verschicken
Rückmeldungen organisieren
4. Termin & Location wählen
Dein nächster Schritt ist die terminliche und örtliche Organisation der Weihnachtsfeier, denn die Wahl des richtigen Termins und der passenden Location ist entscheidend für den Erfolg deiner Weihnachtsfeier. Es lohnt sich, diese Punkte frühzeitig festzulegen, um Verfügbarkeiten zu sichern und sicherzustellen, dass möglichst viele Kolleg:innen teilnehmen können.
Fragen, die du dir im Vorfeld stellen solltest:
Ist die Location für alle Mitarbeiter gut erreichbar, auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln?
Gibt es besondere Anforderungen wie Barrierefreiheit oder Übernachtungsmöglichkeiten für weiter angereiste Gäste?
Falls die Feier länger dauert: Gibt es eine Sperrstunde oder Lärmschutzauflagen, die den Ablauf beeinflussen könnten?
Praktische Tipps für die Location-Auswahl:
Frühzeitig buchen
Vor allem in der Weihnachtszeit sind beliebte Locations schnell ausgebucht. Beginne daher frühzeitig mit der Suche und Buchung einer externen Location, idealerweise mehrere Monate im Voraus.
Kapazität und Atmosphäre
Flexibilität und Ausstattung
Kosten und Nebenkosten beachten
5. Menü & Getränke planen
Das Essen und die Getränke spielen eine wichtige Rolle für ein besonderes Fest und schaffen ebenso eine besondere Atmosphäre. Eine durchdachte Planung sorgt dafür, dass alle deine Gäste kulinarisch auf ihre Kosten kommen und das Event in positiver Erinnerung bleibt.
Fragen, die du dir im Vorfeld stellen solltest:
Buffet oder gesetztes Dinner? Welches Format passt besser zur Stimmung deiner Feier? Ein Buffet bietet mehr Auswahl und Flexibilität, während ein gesetztes Dinner formeller wirkt und einen stärkeren Event-Charakter hat.
Welche Ernährungsbedürfnisse gibt es? Berücksichtige, ob vegetarische oder vegane Optionen für Gäste mit Lebensmittelallergien bzw. Unverträglichkeiten benötigt werden. Eventuell sind bestimmte Essgewohnheiten (z. B. koscher, halal) relevant.
Alkoholische oder nur nicht alkoholische Getränke? Soll es eine offene Bar geben oder möchtest du die Auswahl an alkoholischen Getränken begrenzen?
Praktische Tipps:
Buffet oder gesetztes Menü abwägen
Ein Buffet bietet eine lockere Atmosphäre, bei der sich die Gäste frei bewegen und verschiedene Gerichte ausprobieren können. Ein gesetztes Dinner hingegen schafft eine feierliche und exklusive Stimmung. Wähle das Format, das am besten zur Zielsetzung und Größe deiner Feier passt.
Ernährungsbedürfnisse berücksichtigen
Externe Dienstleister beauftragen
Getränkeauswahl planen
Kosten im Blick behalten
6. Unterhaltung & Aktivitäten organisieren
Die richtige Unterhaltung sorgt für eine lockere Stimmung und trägt maßgeblich zum vollen Erfolg deiner Weihnachtsfeier bei. Ob du eine Live-Band, Spiele oder eine Fotobox planst – Aktivitäten und Unterhaltungselemente sollten zur Zielgruppe und Stimmung des Events passen.
Fragen, die du dir im Vorfeld stellen solltest:
Welche Art von Unterhaltung passt zur Feier? Soll die Unterhaltung im Vordergrund stehen (z. B. mit einer Live-Band oder Show) oder eher eine entspannte Ergänzung sein (z. B. Hintergrundmusik oder Fotobox)?
Welche Aktivitäten sprechen deine Kolleg:innen an? Sind interaktive Aktivitäten wie Spiele oder Wettbewerbe sinnvoll, um das Team zu motivieren und den Zusammenhalt zu stärken?
Gibt es Möglichkeiten, die Unternehmenswerte oder Teamziele durch die Unterhaltung zu betonen? Dies könnte durch Teambuilding-Aktivitäten, Quizrunden oder eine Preisverleihung geschehen.
Praktische Tipps:
Musikalische Unterhaltung planen
Eine Live-Band oder ein DJ kann für eine festliche Atmosphäre sorgen. Überlege, ob du eine bestimmte Musikrichtung oder Mischung bevorzugst. Soll die Musik im Hintergrund spielen oder Teil des Programms sein, z. B. mit Tanz?
Interaktive Aktivitäten einbinden
Fotobox für Spaß und Erinnerungen
Moderation und Ablaufplanung
Teamziele durch Aktivitäten fördern
7. Festliche Dekoration & weihnachtliche Atmosphäre schaffen
Die richtige Dekoration ist der Schlüssel zu einer stimmungsvollen Weihnachtsfeier. Sie sorgt dafür, dass sich alle Gäste willkommen fühlen und trägt wesentlich zur weihnachtlichen Atmosphäre bei. Ein paar gezielte Akzente reichen bereits für das festliche Ambiente.
Fragen, die du dir im Vorfeld stellen solltest:
Welches Motto passt zur Feier? Möchtest du ein klassisch weihnachtliches Ambiente oder lieber etwas Unkonventionelles? Wähle ein bestimmtes Motto wie zum Beispiel »Winter Wonderland«, »Retro-Weihnachten« oder »Skandinavische Weihnachten«. Es wird dir dabei helfen, die Deko stimmig zu gestalten.
Wie viel Dekoration ist angemessen? Soll die Deko dezent und minimalistisch sein oder lieber üppig und extravagant? Die Raumgröße und der Stil der Location spielen dabei eine Rolle.
Wie kannst du die Unternehmensidentität einfließen lassen? Kannst du Elemente integrieren, die das Unternehmen oder eure Unternehmenskultur widerspiegeln, z. B. mit den Firmenfarben oder Logos?
Praktische Tipps:
Motto oder Farbkonzept festlegen
Entscheide dich frühzeitig für ein Motto oder Farbkonzept, um die Dekoration konsistent zu gestalten und ein festliches Ambiente zu schaffen. Klassisch rot-gold oder modern in weiß-blau – ein klares Konzept erleichtert dir die Auswahl von Dekorationselementen und sorgt für ein harmonisches Gesamtbild.
Lichtakzente setzen
Tischdekoration und Details
Weihnachtsbaum und große Dekoelemente
Nachhaltige Deko in Betracht ziehen
8. Einladungen zur Weihnachtsfeier versenden
Nachdem alle Details festgelegt sind, solltest du rechtzeitig digitale Einladungen oder Karten verschicken. Eine ansprechende Einladung weckt Vorfreude und sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen klar und übersichtlich kommuniziert werden.
Fragen, die du dir stellen solltest:
Wann ist der richtige Zeitpunkt? Wann sollten die Einladungen verschickt werden, um sicherzustellen, dass alle Gäste Zeit haben, den Termin einzuplanen?
Wie sollen die Einladungen gestaltet werden? Soll die Einladung digital verschickt werden oder bevorzugst du gedruckte Karten? Welches Design passt zum Stil und Motto der Feier?
Welche Informationen sind wichtig? Haben die Gäste alle Details, um pünktlich und vorbereitet zu erscheinen?
Praktische Tipps:
Rechtzeitig einladen
Verschicke die Einladungen frühzeitig, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Feier, damit alle Gäste den Termin einplanen können. Dies gilt besonders, wenn die Feier an einem beliebten Datum im Dezember stattfindet.
Design anpassen
Wichtige Informationen hinzufügen
RSVP einfordern
Persönliche Note einbringen
9. Ablaufplan erstellen
Ein gut durchdachter Ablaufplan ist das Rückgrat für eine perfekte Weihnachtsfeier: Er sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft und alle Programmpunkte wie geplant stattfinden. Mit ihm stellst du sicher, dass deine Gäste sich unterhalten fühlen und dein Event strukturiert bleibt, ohne dabei steif zu wirken.
Fragen, die du dir im Vorfeld stellen solltest:
Welche Programmpunkte sind wichtig? Welche Aktivitäten, Reden oder Unterhaltungselemente möchtest du einplanen und zu welchen Zeiten sollten diese stattfinden?
Wie viel Zeit braucht jeder Programmpunkt? Wie lange dauert jede Aktivität, und wie viel Pufferzeit solltest du einplanen, um Verzögerungen zu vermeiden?
Wer übernimmt welche Verantwortung? Wer ist für die Koordination der einzelnen Programmpunkte verantwortlich, und wie stellst du sicher, dass alles reibungslos abläuft?
Praktische Tipps:
Zeitplan festlegen
Lege für alle Programmpunkte genaue Zeitfenster fest. Achte darauf, dass genug Zeit für spontane Gespräche und Aktivitäten bleibt.
Programmhöhepunkte einbauen
Verantwortlichkeiten verteilen
Pufferzeiten einplanen
Moderation organisieren
Flexibel bleiben
10. Nachbereitung
Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Deshalb ist die Nachbereitung nach der Weihnachtsfeier ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass künftige Events noch besser werden. Das gesammelte Feedback hilft dir, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden zu steigern.
Fragen, die du dir im Vorfeld stellen solltest:
Wie war die allgemeine Stimmung während der Feier? Haben sich die Gäste wohlgefühlt? Kam das Programm gut an?
Was lief besonders gut? Welche Programmpunkte oder Elemente der Feier wurden besonders positiv aufgenommen?
Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Gab es Engpässe oder Herausforderungen, die in Zukunft vermieden werden sollten?
Praktische Tipps:
Feedback einholen
Frage deine Kolleg:innen nach der Feier nach ihrem Eindruck. Dies kann in Form eines anonymen Fragebogens (z. B. über Google Forms oder eine interne Umfrage) erfolgen oder durch informelle Gespräche. Wichtige Punkte könnten sein: Wie fandest du das Essen, die Unterhaltung, die Location und die Stimmung?
Positives herausarbeiten
Verbesserungspotenziale identifizieren
Erfolg festhalten
Nach dem Event nachfassen
Fazit
Die Planung der Firmen-Weihnachtsfeier erfordert viel Arbeit und Organisation, aber es lohnt sich – schließlich geht es darum, das Jahr gebührend abzurunden und dein Team zu feiern.
Mit unserer 10-Punkte-Checkliste hast du ein starkes Tool in der Hand, um ein Event zu gestalten, das nicht nur Wertschätzung ausdrückt, sondern auch den Teamgeist stärkt.
Jetzt liegt es an dir! 🎉
Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Planung! Auf eine gelungene Feier und Merry X-mas! 🎄
PS: Falls du noch nach einer Location für deine Weihnachtsfeier im Raum Kerpen suchst – wie wäre es mit unserem InteraktivLab? Es bietet dir flexible Räume, die sich perfekt an die Bedürfnisse deiner Weihnachtsfeier anpassen lassen und den idealen Rahmen für ein unvergessliches Firmenevent schaffen.
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